部门的同事Ken私下里在朋友、同事当中还算比较活跃。偏偏要给领导汇报的时候,总是拿捏不准火候。最近的一次,向领导汇报工作时,眼睁睁地看着老板眉头紧锁,最后终于忍不住要打断他,让他说直接说重点。
  不知道你是否有过类似这种遭遇,明明自己也不算是内向的人,但还是害怕给领导汇报。
  不夸张地说在职场里,给领导做汇报是非常常见的对话场景,也是每个职场人的必修课。大家都知道这很重要,但能真正做到却很不容易。如何优雅、简洁、详尽地向老板汇报工作?如何汇报工作,才能一口气把工作汇报清楚?
  今天我就分享简单有效的三招,让你轻松搞定工作汇报,不再害怕直面领导!
一、汇报前做个开场
  部门的莉莉是近年来晋升最快的95后,领导普遍觉得这小姑娘做事干练,汇报工作比许多资深员工都要强。有一次闲聊中,莉莉分享了她的心得:越是高层的领导,就越是希望事情是可控的。汇报前,先做一个开场,让别人对你的内容有个心理预期,才更容易听得进去。
  身边却充斥着大量无效的开场,其中有个经典的口头禅式,就是:“您好,XX领导,请问您现在有空吗?”
  “开心麻花”曾经在春晚时上演过这么一个小品桥段。马丽火急火燎地坐在办公椅上处理公务,沈腾小心翼翼地进到办公室——
  沈腾:领导,你现在有空吗?
  马丽:我正在忙,你先出去吧。
  沈腾:额,领导,我就说两句,很快的。
  马丽(恶狠狠):没看到我在忙吗。你先出去,好了我再叫你。
  沈腾只好低着头,走出了办公室。没过一会儿,屋里传来噗通一声,马丽摔了个大跟头,原来是办公椅的螺丝松了还没修好。沈腾原本就是想汇报这件事,却被马丽叫停了,结果当然是沈腾被臭骂了一顿。
  虽说小品有夸张的成分,但是里面的道理确实如此。有没有空本身就是一个很主观的判断,要结合要讲什么,以及讲多久来看。否则,就是无效的开场。
  关于有效的开场,有一个公式值得大家参考,那就是:有效的开场=汇报主题+时间+对领导的期望。
  举个例子:“您好,赵总,关于年底的总结大会,我想花15分钟,汇报一下目前的工作进度,以及与会人员名单,需要征询您的意见。请问现在合适吗?”
  做一个简单开场,如果领导觉得这事儿重要,自然会愿意和你聊下去,如果他有别的事在忙,他也会再和你约时间。
二、汇报时结论先行
  《金字塔原理》是关于逻辑思维方面很经典的一本教材,其中提到清晰表达的一个重要原则,就是“结论先行。”
  提倡的就是在沟通中,先说结论,再补充支撑结论的理由或数据。这跟高考写议论文非常像,先开门见山提出论点,然后再通过举例子,列数据等各种方式来论述观点。
  道理虽说并不难,但现实中能做到的人,却不多。根据我的观察,其实这是职场中一个错误的观念在作祟:“老板,我可是兢兢业业地在努力工作的,您可要看到我的辛勤付出啊。”
  我们看一个典型例子:Ben是公司的采购员。有一次老板让他对三家供应商做个对比,判断哪家供应商更合适,特别强调要详细具体。于是Ben通宵达旦地对三家供应商的详细数据和分析对比做成了汇报PPT。第二天汇报,在介绍第二个图表的时候,就看到老板不耐烦的表情,第三个图表时,老板终于忍不住问他到底想表达什么。Ben心想:我就是在通过图表,详细地和你汇报供应商之间的差异啊。
  在Ben心中,我花的大量时间在数据搜集和对比分析上,这个才是真正花功夫并且体现我能力水平的地方。我不能随随便便告诉你哪家好哪家不好啊,这是不负责任的。我相信许多人也抱着和Ben一样的想法。事实上,过程当然重要,只是需要放到结论后面说。
  任何沟通,首先考虑的是满足对方的需求,先说对方最想听的。刚才的例子中,老板最大的需求是,到底要选哪家供应商。所以,针对他的疑惑,你先要给老板一个答案,最起码是你的建议。这就是对方口中的“重点”。听到你明确的观点之后,他才有心思听你接下来的展开解释。
  实际沟通中,建议可以先用:总—分—总结构,先对你的汇报内容进行整理。例如,Ben的汇报就可以变成:“经过对比,我建议B供应商作为合作伙伴,因为B供应商的成本、售后服务,以及公司资质与我们公司的要求十分吻合。当然具体还要看领导您的考虑,看看是否还有需要再完善的地方。”
三、汇报后随时记录
  老王最近常常边说边直摇头和我抱怨:“新来的那个大学生,做事总是大大咧咧,不靠谱。有几次汇报,居然连笔记本都不带!提醒之后,他还说自己能记得住。最后,果不其然,丢三落四,要我帮忙善后。”很多人认为汇报嘛,目的就是让领导知道,我准备好材料把最近的工作告诉领导就好了。事实上,汇报的真正目的,是从领导那儿得到,得到他的指示,以此来调整下一步工作的重点。
  有经验的职场人总是在汇报的时候,把小本子带着,随时准备记录。好记性不如烂笔头。如今信息实在太多,用本子把工作要点记下来,是个简单有效地提高执行力的办法。同时,在聆听过程中,还要对领导所说的内容进行适当的总结和复述,保证信息传达的一致。
  总之,工作汇报除了是向他展示工作内容本身以外,汇报的好坏实际上是体现了汇报人对工作本身的把握程度和职业素养。一场专业高效的汇报,能够更容易赢得他人的青睐和信任。
  其实不光是向领导汇报,和同事沟通也能用到,毕竟大家的时间都很宝贵,能少说废话,多做有效沟通,帮同事和领导节省时间,是非常专业的表现。今天分享的内容并不多,却非常实用,看似简单,能坚持做却不容易。相信这也是各位小伙伴的刚需,毕竟沟通畅快了,才能干活爽快。
(本文首发于微信公众号“新励成口才培训”,作者simon)