文字沟通并没有高深的理论,其难度就在于,你需要不断地在日常工作中训练自己,这个过程是漫长的,需要你不懈坚持。与其说你在训练写作技能,不如说你在培养正确的写作习惯以及书面沟通笔力。书面沟通并没有一个固定的模式,一般来说,书面沟通的形式根据不同分类标准划分为以下几种形式:
  1、按照沟通目的划分。书面沟通按沟通目的划分,大致分为以下四种:一是通知型书面沟通;二是说服型沟通;三是指导型沟通;四是记录型书面沟通。
  2、按照沟通的用途划分。书面沟通的用途很多,按最主要的用途可以分为以下五种:一是通用公文;二是事务文书;三是专用文书;四是生活文书;五是涉外文书。
  3、按照沟通渠道划分。书面沟通根据沟通渠道的不同,可以分为纸张沟通与电子沟通,纸张沟通包括报告、信件和备忘录等一般纸张沟通,同时也包括传真沟通。电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。
  书面沟通是以文字为媒体的信息传递,形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递,形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)。书面沟通是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用。
  这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通。
  书面沟通的形式需要用文字来表述,这就要求你需要具有文字基础。如果你不能写,那么你就别指望自己能在沟通中说得好了。这里所说的写,其实就是把要讲的内容写明白,让听者听懂。